При выборе системы электронного документооборота, первый вопрос, который нужно себе задать — вы хотите, чтобы система располагалась на ваших серверах внутри вашего предприятия, или в облаке. Оба похода решают задачу хранения и организации ваших документов, и каждый способ имеет свои преимущества и недостатки.

Эта статья поможет вам понять разницу между системами электронного документооборота в облаке и на собственных серверах, плюсы и минусы каждого из этих подходов, а также подскажет, куда смотреть при выборе системы.

Что такое система электронного документооборота?

  • Cистема электронного документооборота — это электронный кабинет, позволяющий организовать работу с бумажными и цифровыми документами.

  • Эта система работает в тандеме со сканером, переводящим бумажные документы в цифровой вид.

  • Система обладает эффективным поиском, сильно ускоряет доступ к документам.

Функции, которые также могут быть в системе:

  • Хранение документов в электронном виде, включая документы word, письма и PDF.

  • Поиск по всем документам по ключевому слову.

  • Ограничение доступа к определенным документам.

  • Хранение информации о том, кто работал с документом и когда.

  • Отслеживание изменений в документе.

  • Просмотр предыдущих версий документа.

  • Контроль удаления устаревших документов.

  • Чтение и редактирование документов через мобильные устройства.

Теперь, когда вы знаете, что такое система электронного документооборота, пришло время определиться, какое решение вам подходит — облако или собственный сервер.

Собственный сервер

  • Программное обеспечение хранится на серверах внутри вашей компании.

  • Можно хранить такое количество документов, которое позволяет хранить ваш сервер, объем информации ограничивается только вместимостью сервера.

  • Вы платите один раз, при покупке, и цена обычно определяется числом пользователей. Цена такой системы, как правило, составляет не меньше нескольких тысяч долларов, и складывается из цены за установку и цены лицензии на какое-то количество пользователей. Может быть также годовой платеж за поддержку.

Плюсы: Основное преимущество такой системы — вы не зависите от интернет соединения. Если в организации пропал интернет, вы все равно имеете доступ к вашим документам.

Минусы: На вас ложится обслуживание сервера и бэкапы системы, в отличии от автоматических бэкапов в облаке. Также возможна не полная поддержка различных операционных систем. Система, устанавливаемая на ваш сервер, часто поддерживает только Windows.

Облако

  • Программное обеспечение хранится на хостинге и всегда онлайн.

  • Вы можете зайти в систему с любого компьютера или мобильного устройства с доступом в интернет.

  • Вы платите небольшую абонентскую плату, но помесячно.

  • Провайдер системы обслуживает сервер и делает бэкапы сам, причем это входит в абоненскую плату.

Плюсы: Вам не нужна IT команда для обслуживания сервера, установки на него ПО и обновлений. Также не нужно покупать сам сервер.

Минусы: Вы не контролируете своего провайдера. В случае проблемы с хостингом, вы временно теряете доступ к своим документам. Нужно заметить, однако, что сейчас проблемы с хостингом случаются значительно реже, чем проблемы с серверами на предприятиях. Также облачные решения имеют ограничения по объему хранящихся документов.

ЧАсто задаваемые ВОпросы

Может ли быть полезна система электронного документооборота небольшой организации?

Несмотря на меньшее количество файлов в маленькой организации, по сравнению с большой, работа маленькой организации может стать значительно более эффективной после внедрения системы электронного документооборота.

Как вы загружаете документы в систему?

Есть несколько способов загрузки документов, таких как загрузка в электронном виде с вашего компьютера и сканирование бумажных версий.

Как мы найдем загруженный документ в системе?

Системы электронного документооборота предлагают много способов посика документов, включая поиск по названию, по автору, по дате загрузки и др. Также, многие системы позволяют искать по тексту в самом файле.

Можно ли заставить систему электронного документооборота работать с софтом, который я уже использую?

Большинство систем поддерживают популярные офисные пакеты, такие как Nicrosoft Office, например. Также некоторые имеют API для професииональной интеграции в ваш уникальный софт, который вы используете.

Смогут ли все пользователи иметь доступ ко всем файлам?

Большинство систем электронного документооборота умеют ограничивать доступ пользователей к файлам по ролям пользователей. То есть, пользователь не будет иметь доступ к тем файлам, которые ему видеть не нужно.

Что случится с моими данными, если произойдет катастрофа и мой офис будет разрушен?

Используйте облачные системы. Ваши данные будут сохранены в случае неприятностей с вашим зданием. А в худшем случае проблем с хостингом, сохранится свежий бэкап.


Теперь, когда вы знаете типы систем управления документами и что они предлагают, вам нужно определить, какое решение лучше для вас. Мы предлагаем облачную систему документооборота для лабораторий.


Вернуться к оглавлению