Сколько стоит бумага и как в неё не инвестировать

По статистике, большинство людей, работающих с бумагами, заняты полный рабочий день. Это факт. 1 из 4 при этом остается после работы. Многие из них тихо ненавидят свою жизнь. То, что людям приходится оставаться после работы, говорит о том, что их производительность низкая, ну или что кто-то другой халявит. Теперь самое время спросить, бумажная работа замедляет ваш бизнес? Вам трудно найти файлы? Если это так, электронный документооборот может помочь положить конец вашему бумажному кошмару.

Электронный документооборот — это программное обеспечение, которое использует аппаратные средства, такие как компьютеры, ноутбуки и сканеры, для перевода документов в цифровой формат, их хранения и эффективного поиска. В идеале хороший электронный документооборот может помочь вам полностью пропустить бумажную работу. Вы можете выполнять свою обычную работу, а потом одним щелчком мыши сохранить её результат прямо в цифровой файл, который автоматически сохраняется. Не надо печатать, не надо заполнять вручную, легко найти этот файл через неделю. Это экономит время, деньги и природные ресурсы. Средний офисный работник ежегодно использует 10 000 листов копировальной бумаги — и что в результате? Все это на свалке. Бумага и картон составляют более четверти ежегодных муниципальных отходов.

Средняя пачка бумаги стоит около 4 долларов, а это означает, что каждый бизнес тратит около 80 долларов США на одного сотрудника в год. И это только начало. Стоимость бумаги составляет около 10% стоимости жизненного цикла этой бумаги. Основные расходы на бумажную документацию сводятся к копированию, доставке, обработке, хранению и извлечению этого документа.

Другие исследования показывают, что за каждый доллар, потраченный на печать документов, компании инвестируют еще 6 долларов в обработку и распространение бумаги — это плюс 600% к стоимости. Эти деньги идут, в том числе, на зарплаты сотрудников за время, затрачиваемое на обработку бумаги. В большинстве офисов корпоративный поток бумаги составляет 70 процентов рабочего дня. Рабочие процессы необходимы для деловых операций, но три четверти вашего времени перетасовки документов не являются идеальными или экономически эффективными. С организационной точки зрения электронный документоборот предназначен для оптимизации рабочих процессов. Это означает, что у вас будет больше времени, чтобы тратить на фактическую работу, а не на перекладывание бумажек.

Электронный документооборот имеет другие важные преимущества, которые сэкономят вам время в случае проведения аудита. Вы можете щелкнуть мышкой и получить то, что вам нужно — найти необходимый документ, и показать историю изменений этого конкретного документа, чтобы вы могли передать его аудитору.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, менеджером или клерком, электронный документооборот упрощает офисную жизнь. Это поможет вам сохранить хороших сотрудников и дать им больше времени для роста в своих областях знаний. По прогнозам, работа менеджеров административных служб вырастет на 8 процентов с 2014 года по 2024 год. Электронный документооборот может помочь вам привлечь лучших талантов.

Система управления документами является верным способом сэкономить затраты на бумагу. Электронный документооборот — это свобода, удобство, спокойствие и прибыльность.


Вернуться к оглавлению